1. ¿Qué actividades debo realizar para garantizar que los documentos lleguen a su destinatario? (Tratese de documentos internos o externos)
Primero que todo tener en cuenta la direccion,nombre de la empresa o persona a quien va diregida el documento, contenido del documento, departamento al que quiero hacer llegar el documento si es necesario, y por ultimo el numero de telefono de la persona o empresa a quien envio el documento
2 Teniendo en cuenta el medio por el cual se distribuya el documento: personal, fax, correo tradicinal, correo electronico, tramite en linea, pagina WEB, entre otros, ¿Qué actividades debo realizar al distribuir los documentos enviados?
Para distribuir los documentos enviados debo tener en cuenta tipo de documento o contenio del documento, departamento o persona a quien va dirigido el documento, rectificar la direccion de la empresa a quien va dirigida la documentacion y por ultimo tener conocimiento del departamento o persona a quien va dirigida la informacion
3 ACTIVIDAD ESENCIAL DESCRIPCIÓN. ¿CÓMO? Recepcionar Correspondencia Descripción de actividades:
1. Recibir la correspondencia y clasificar por temas destinatarios.
2. Direccionar: Radicar en CORDIS para la entrega del documento
3. Entregar correspondencia clasificada al Superintendente para su conocimiento, delegación y directrices.
Responsable: Auxiliar administrativo y secretaria ejecutiva
Conocimiento: Manejo de Ofimática y CORDIS. Normatividad y procesos de la entidad.
Valor agregado: Oportunidad y agilidad en la recepción de documentos. Adecuada clasificación
Normatividad: Archivística básica y decreto 412 de 2007.
Herramientas de control: Verificar en el Cordis la entrega y seguimiento a la correspondencia.
Frecuencia: Diario
4 Qué actividades debe realizar al recibir una solicitud o tramite y una respuesta de dicho tramite?
Bueno tener en cuenta que tipo de documento se esta solicitando, tener conocimiento de la base de datos, y hacer el formato de prestamo de documentos para tener en cuenta fecha de solicitud, persona quien lo solicita, tipo de documento que se presta, fecha de prestamo, firma persona quien recibe
sábado, 18 de septiembre de 2010
martes, 7 de septiembre de 2010
Producción y Trámite de Documentos
NORMATIVIDAD LEGAL PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
Ley 594 de 2000, tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental
Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación. Qué el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02
del 2000.ARTILCULO 3. Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad. Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios q Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación. Que el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000.
NORMAS TECNICAS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA UNIODAD DE CORRESPONDENCIA
Comunicación Interna: Memorando Forma 102-F-036. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad desde y para todos los niveles jerárquicos y no requiere la elaboración de sobres. Los documentos que requieran ser radicados serán ingresados en el sistema.
Comunicación Externa:
Oficio Forma 102-F-032. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad. Para esta correspondencia, utilizará sobres de ventanilla la correspondencia que exijan un sobre de tamaño diferente, la dependencia responsable deberá diligenciarlo, escribiendo los datos.
La correspondencia para todos los casos, está conformado por original y dos copias, con el siguiente destino: Original: Destinatario.1ª Copia: Consecutivo General del C.D.I.2ª Copia: Copias extras: Las que anuncie la comunicación.Radicación Interna Es la correspondencia recibida en el C.D.I., se clasifica en Memorandos y Oficios Internos
OFICIOS INTERNO Oficio Forma 102-F-032. . ., otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A. y se radica.
OFICIOS EXTERNOS. Oficio Forma 102-F-032. , se diligencian los campos para el S.A.T., y se radicaMensajería Externa.El Centro de Documentación e Información programará sus servicios de mensajería externa, de acuerdo con las solicitudes oficiales recibidas de las distintas dependencias a través de los recorridos internos.
Elementos necesarios para recibo y despacho
Ø Cosedora
Ø Gancho legajador plástico
Ø Ganchos de cosedora
Ø Sobre manila tamaño carta
Ø Sobre blanco
Ø Huellero
Ø Cajonera
Ø Computador
Ø Impresora
Ø Scanner
Ø Fax
Ø Teléfonos
Ø Fotocopiadora
Ley 594 de 2000, tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental
Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación. Qué el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02
del 2000.ARTILCULO 3. Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad. Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios q Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación. Que el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000.
NORMAS TECNICAS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA UNIODAD DE CORRESPONDENCIA
Comunicación Interna: Memorando Forma 102-F-036. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad desde y para todos los niveles jerárquicos y no requiere la elaboración de sobres. Los documentos que requieran ser radicados serán ingresados en el sistema.
Comunicación Externa:
Oficio Forma 102-F-032. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad. Para esta correspondencia, utilizará sobres de ventanilla la correspondencia que exijan un sobre de tamaño diferente, la dependencia responsable deberá diligenciarlo, escribiendo los datos.
La correspondencia para todos los casos, está conformado por original y dos copias, con el siguiente destino: Original: Destinatario.1ª Copia: Consecutivo General del C.D.I.2ª Copia: Copias extras: Las que anuncie la comunicación.Radicación Interna Es la correspondencia recibida en el C.D.I., se clasifica en Memorandos y Oficios Internos
OFICIOS INTERNO Oficio Forma 102-F-032. . ., otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A. y se radica.
OFICIOS EXTERNOS. Oficio Forma 102-F-032. , se diligencian los campos para el S.A.T., y se radicaMensajería Externa.El Centro de Documentación e Información programará sus servicios de mensajería externa, de acuerdo con las solicitudes oficiales recibidas de las distintas dependencias a través de los recorridos internos.
Elementos necesarios para recibo y despacho
Ø Cosedora
Ø Gancho legajador plástico
Ø Ganchos de cosedora
Ø Sobre manila tamaño carta
Ø Sobre blanco
Ø Huellero
Ø Cajonera
Ø Computador
Ø Impresora
Ø Scanner
Ø Fax
Ø Teléfonos
Ø Fotocopiadora
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